Деловые письма. Общие рекомендации и правила оформления шапка на фирменном бланке, ссылок и даты, адреса получателя, приветствия, тела письма, заключительных фраз, приложений и копий, постскриптума.
Содержание:
Основные части делового письма:
Дополнительные части письма:
- Формы пунктуации
- Оформление конверта
- Составные части телекса
- Составные части телеграммы
|
Шапка на фирменном бланке
|
|
Ссылки
Дата
Наименование и адрес получателя письма
Вступительное обращение
Основная часть письма
_________________[ текст письма ]_________________
_________________[ текст письма ]_________________
Заключительные фразы
Подпись
Указание на приложения
|
Шапка на фирменном бланке
Шапка на фирменном бланке отпечатана в верхней части листа письма. Она содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона, номер факса, телекс и телеграфный адрес (они могут быть внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация (например, имена директоров фирмы, адрес зарегистрированного офиса, регистрационный номер и т. п.). Многие шапки имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок).
Ссылки и дата
Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т. д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских - в левом нижнем углу письма).
ДжДС/МБ
(имя диктующего - Дж. Д. Смит; имя машинистки- Мери Браун).
Даты можно писать по разному. В Великобритании обычный порядок таков: день, месяц, год:
16th February, 2022
16 February, 2022
Американцы обычно ставят сначала месяц, затем день и год:
February 16, 2022
Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующий порядок: год, месяц, день:
2022.02.16
2022-02-16
Названия месяцев, кроме March, May, June и July, часто сокращаются:
January — Jan. September — Sept.
February — Feb. October — Oct.
April — Apr. November — Nov.
August — Aug. December — Dec.
Наименование организации и адрес получателя
Наименование организации
Титулы
Другие формы вежливого обращения
Почтовый адрес
Наименование организации:
1. Наименование и почтовый адрес организации или фамилия и почтовый адрес лица, которому направляется письмо, представляются на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Название организации или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке.
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы, принадлежащие одному лицу, могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC, а частные с ограниченной ответственностью - слово Limited(Ltd). Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словом Company(Co), Corporation(Corp) или Incorporated(Inc); Pty.Ltd (propriety limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte. Ltd- сокращение, используемое частными компаниями с ограниченной ответственностью в Сингапуре.
Титулы:
Mr. Мистер
Mrs. Миссис
Miss. Мисс
Это обычные вежливые формы обращения.
Esq. Эсквайр
Редко употребляемая в США форма, ставится вместо Mr. после полного имени адресата, как знак уважения.
Множественная форма:
Messrs (Messieurs) Месье
Mmes (Mesdames) Мадам
Используется тогда, когда пишут двум или более мужчинам или женщинам, как отдельным лицам или как членам товариществ. Если партнерами товарищества являются как женщины, так и мужчины, то форма обращения Messrs наиболее подходящая. К фирмам, не имеющим в своих названиях имен собственных, такая форма не подходит.
Другие формы вежливого обращения:
The Honourable — Уважаемый
The Reverend — Почтенный
С вежливой формой The Honourable (Hon.) обращаются к лицам, занимающим высокое государственное положение, членам законодательных органов, судов, мэрам и (в Великобритании) членам титулованной аристократии. За ней следует полное имя адресата.
Этикет требует, чтобы в обращении были указаны академические степени доктора и профессора. К обладателю докторской степени обращаются Dr. или после имени ставят буквы, ставящие его или ее докторскую степень в конкретной области. При обращении к лицу, занимающему или занимавшему должность профессора, обращаются Professor (Prof).
К зарегистрированным компаниям и другим корпоративным органам часто обращаются через официальное лицо, имя которого не упоминается.
Почтовый адрес
Почтовый адрес состоит из номера дома и улицы; местности; названия округа, штата или провинции; почтового кода. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить название страны назначения (на языке страны отправителя). Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы. Когда письмо посылают на временный адрес человека (или частное письмо человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of).
Mr. Jeorge Broun c/o Hilton Hotel
М-ру Джорджу Брауну по адресу отель Хилтон
Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и/или адресата:
(By) Air Mail — Авиапочтой
Registred — Заказной корреспонденцией
Express Delivery — Срочная доставка
Poste Restante — До востребования
To be called for — До востребования
Printed matter — Бандероль
Please forward — Пожалуйста, направьте
To be forwarded — Переслать ( отправить по месту назначения)
If undelivered, return to... — Вслучае неполучения адресатом письма, вернуть ...
Urgent — Срочное
Personal — Личное
Confidential — Конфиденциальное
Письмо, помеченное Personal не должно распечатываться никем, кроме самого адресата; письмо, помеченное Confidentiаl, может быть распечатано также личным помощником или секретарем.
Mr. Brown F.E.
Director
Aero-Continental Group
York, England
Mr D Kol
Marketing Director
Hemleys Ltd
19 Dolone Ave.
PARIS
Mr F Digibros
Reverse Engineering LLC
Blackwood House
Hampshire
NEW-YORK
Обращение, вступление, основная часть письма, заключительные формулы вежливости
Приветствие
Основная часть письма
Заключительные фразы
Подпись
Приветствие
Если имя и фамилия адресата неизвестны, то приемлемы следующие обращения: Sir, Madam, Dear Sir, Dear Madam - обращения сторого официальные. В циркулярах и подобных письмах используется объединенная форма Dear Sir/Madam. Приветствие Dear Mr.(Mrs.,Miss) подходит тогда, когда корреспонденты лично знакомы друг с другом или когда пишущий желает установить дружеские отношения с адресатом.
В письме двум или более мужчинам, фирме или другой организации используют приветствие Sirs и Gentlemen. Первое предпочитают в Великобритании, второе - В Соединенных Штатах.
Mesdames - в США также Ladies - приветствие, используемое в письме двум или более женщинам или фирме или организации, полностью состоящей из женщин.
Люди, хорошо знающие друг друга и называющие друг друга по имени, используют неофициальное обращение Dear... Пишущий может написать приветствие от руки, чтобы придать своему письму менее официальный тон. Если он хочет придать своему письму вид личного послания, он может поставить внутренний адрес в нижнем левом углу бланка или опустить его совсем.
Основная часть письма
Основная часть письма содержит сообщение. Текст большинства писем умещается на одной странице. Если письмо длиннее, оно продолжается на дополнительном листе.
Заключительные фразы
Заключительные фразы должны согласовываться с приветствием. В Великобритании подходящей заключительной фразой для письма, начинающегося с Dear Sir(s)/Madam(s) является
Yours Faithfully
Преданный Вам
Строго официальное завершение:
Yours respectfully
С уважением
Подходит только для писем, начинающихся с Sir или Madam, и поэтому обычно не встречаются в деловых письмах.
Письма, начинающиеся с Dear Mr. (Mrs,Miss),завершаются словами:
Yours truly
Yours very truly
Искренне Ваш
Письма, начинающиеся с неофициального приветствия, завершаются дружескими фразами:
With best regards
With kind regards
С наилучшими пожеланиями
Наиболее часто употребляемыми заключительными фразами в американских деловых письмах являются:
Yours sincerely,
Sincerely Yours,
Yours very truly,
Very truly yours,
Truly yours.
Надо избегать причастных оборотов, за которыми следуют такие заключительные фразы, как I am, We are, we remain.
Подпись
Полномочием подписывать от имени фирмы наделены владелец, партнеры совместной компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано (уполномоченные стороны). Так как многие подписи трудно прочитать, имя подписывающего обычно печатается ниже подписи. Партнер, подписывающийся за свою фирму, пишет название фирмы, не добавляя своего собственного имени. Должностное лицо должно указывать свою должность. Название фирмы или организации часто пишут над подписью, это необходимо, если письмо писалось от первого лица множественного числа.
Служащий, которому предоставлено полномочие подписывать на основании доверенности, добавляет сокращение per pro. или p.p. (per procurationem).
per pro. Anderson & Co Ltd.
Tom Bones
Office Manager
Там, где ясно, что обладатель доверенности является уполномоченным компании, можно обойтись без добавления per pro. (в Соединенных Штатах нет подписи per pro). Секретарь, подписывающий письмо в отсутствии своего босса, может пользоваться следующей формой:
P.S. Wilson
Managing Director
Signed in Mr. Wilson's absence
Mary Woodson
secretanly to Mr. P.S. Wilson.
Дополнительные части письма
Вниманию конкретного лица
Применяется для того, чтобы доставить письмо, адресованное коммерческой фирме или другой организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже внутреннего адреса:
Messrs. A.White 2 Co., Limited,
12 Berliner Street,
Oxford, E.C.4, England
For attention of Mr. Holmes
Последняя строка может быть записана так:
Attention: Mr. Holmes
или
Attention: Senior Developer
Слово Attention можно сократить Att. или Attn.
Суть письма
Для удобства читающего перед содержанием письма излагается его суть. Суть письма обычно помещается ниже приветстия. Если же суть помещается над приветствием, то ему предшествует слово "или" -"or". Суть письма печатается заглавными буквами или подчеркивается.
Dear sirs
DIGITAL MAINTENANCE
Приложения и копии
Когда письмо посылается с приложениями или когда филиал фирмы должен получить копию, это указывается в левом нижнем углу бланка письма. В Американских письмах эти обозначения ставятся прямо под начальными буквами ссылки. Используются следующие типы обозначений приложения:
Enclousure (s) Two enclousures
Enc(s) Encs(2)
Encl Encl(2)
Приложения могут указываться простановкой горизонтальной линии (___), диагональной черточки (/) или рядом точек (...) в левом поле, напротив строки, в которой упоминается приложение, или прикреплением цветных наклеек и к приложению и к письму. Обозначение копии, предназначенной другому лицу, выглядит следующим образом:
c/c: Mr. John Bard
Постскриптум
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма, добавляется для того, чтобы информировать читающего о происходящем в последнюю минуту событии или подчеркнуть важный момент.
Заглавие листа продолжения
В заглавие листа-продолжения входит имя адресата, дата и номер страницы. Расположение зависит от компановки письма.
Формы пунктуации
Пунктуация в основной части письма такая же, как и в любом другом письменном тексте. По отношению к другим частям письма существуют три различные фрмы пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.
В письме с закрытой пунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждой строки внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.
При открытой пунктуации эти знаки препинания опускаются. В Великобритании это относится также к точкам после сокращения.
В письме со смешанной пунктуацией ставится запятая (в Американском письме двоеточие) после приветствия и запятая после заключительной фразы.
Язык деловой корреспонденции приближается к разговорному языку, но деловая переписка требует четкости и лаконичности.
Оформление конверта
На конверте пишутся два адреса: адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используется конверт с окном, то внутренний адрес самого письма служит и как адрес на конверте.
|
PARKMAN'S DEPARTMENT STORE
12207 Sunshine Street
Las Vegas, NV 66417
Attention Ms. Ben Hills
Registered Mail
|
|
Macopen Collection Agency
5438 Hollywood Boulevars
Los Angeles, CA 84601
|
Образцы адресов на конвертах:
1. REGISTERED
|
Messrs.A.Rawlins & Co., Limited,
12 Long Street,
Madrid, E.C. I,
Spain.
|
2. AIR-MAIL
|
The Soft Machine Tool Corp,
300 Mine Street,
Orlando, Florida,
U.S.A
|
Составные части телекса:
- номер телекса
- адрес получателя
- дата отправления
- номер ключа
- текст
- адрес отправителя
Язык телекса не отличается от языка письма. Все слова пишутся строчными буквами.
Составные части телеграммы:
- телеграфный адрес получателя
- текст
- телеграфный адрес отправителя
Телеграммы лаконичны и в них не используются артикли, вспомогательные глаголы и т.п. Текст телеграммы пишется прописными буквами.
Сохранить эту страницу в социальной сети:
Отправить друзьям | Просмотров 9368 | В избранное | 
